Consulta de privacidad: Adaptación de una guardería

02/02/2017 | Josep Aragonés Salvat

Consulta: ¿para adaptar una guardería se puede crear un solo fichero de nivel alto, denominado GESTIÓN ESCOLAR, donde la finalidad es educación y gestión escolar y los colectivos de interesados alumnos, padres o tutores, profesores, monitores y contactos, en vez de crear un fichero para cada colectivo?

 

Un fichero es un conjunto estructurado de datos personales susceptibles de tratamiento para un fin determinado.
 
La finalidad y los medios de tratamiento determinan si se pueden integrar los datos en un mismo fichero o en varios.
 
El fichero GESTIÓN ESCOLAR puede contener datos de todos los colectivos mencionados, de la misma forma que la GESTIÓN COMERCIAL de una empresa puede contener datos de proveedores, clientes, contactos, fiscal y contable, marketing, etc. Pero las finalidades son distintas y el cumplimiento de los principios del tratamiento también serán distintos para cada caso.
 
El fichero GESTIÓN ESCOLAR solo debería contener los datos de alumnos y padres o tutores. Los datos de profesores, monitores no tienen nada que ver con la gestión escolar. Estos datos deberían incluirse en otros ficheros como EMPLEADOS (o si se quieren distinguir de los empleados no docentes, PROFESORES Y MONITORES). Los contactos no los vemos en ningún caso en la gestión escolar.
 
Aunque la gestión escolar de la guardería incluyera los datos de estos colectivos, como los referidos a temas de evaluación o comportamiento de los alumnos, también estarán en otros ficheros con una finalidad distinta.
 
Para nuestro proceder, los ficheros que debería crear una guardería son:
 
  • GESTIÓN ESCOLAR sería la matrícula, asistencia, horarios, evaluaciones, etc. todo lo que corresponde a la gestión escolar propiamente dicha. A tener en cuenta que las guarderías deben facilitar datos de la gestión escolar al departamento de educación del Gobierno (autonómico o estatal, según el caso), o sea que son unos datos que obliga a gestionar la administración y que requieren una estructura específica, generalmente son formularios e informes reglados que no permiten personalización.
  • ALUMNOS, aunque podría estar sin ningún problema integrado en gestión escolar, lo diferenciamos porque los datos identificativos se pueden usar para finalidades de administración sin tener nada que ver con la gestión escolar, por ejemplo en recepción, para control de monitores, listados, etc. lo que quiere decir que este fichero solo serviría para la identificación del alumno.
  • ALUMNOS SALUD se refiere a los alumnos con problemas sanitarios, dietas, enfermedades, etc. No tiene nada que ver con la gestión escolar. Y además son datos de salud, lo que exige cumplir las disposiciones que afectan a categorías especiales de datos.
  • PROFESORES Y MONITORES podrían estar incluidos en el fichero de empleados, pero si se realiza un tratamiento diferenciado (distinta finalidad de la relación laboral), se debería crear este fichero específico.
  • IMÁGENES se refiere a los audiovisuales que pueda producir la guardería. La finalidad es distinta, ya que un padre puede decidir que no se hagan fotos de sus hijos, y además el consentimiento debe ser explícito y diferenciado de los demás para tratar imágenes. Este fichero debe incluir cualquier colectivo de interesado (alumnos, padres, profesores, monitores, colaboradores, etc.) que asista a las actividades.
  • CONTACTOS son las personas que puedan comunicarse con la guardería pero no tienen por qué pertenecer a la gestión escolar (posibles padres, alumnos, profesores, monitores o personas que solicitan información, etc.)
  • CAMPUS tampoco se refiere a la gestión escolar, ya que esta actividad está abierta a otros colectivos y generalmente se realizan en vacaciones.
 
Cabe señalar que existirán otros ficheros no relacionados con la gestión escolar, que también deberán crearse, pero que como no tienen que ver con ella ya no se detallan, por ejemplo EMPLEADOS, CLIENTES, FISCAL Y CONTABLE, VIDEOVIGILANCIA, etc.
 
A modo de resumen, una misma persona (interesado) podría ser objeto de varios tratamientos (ficheros), ya que la finalidad y los medios de tratamiento varían para cada uno de ellos, pero en un mismo fichero no podemos incluir todo el tratamiento de la guardería, ya que los principios del tratamiento se deberían especificar y demostrar para cada tipo de tratamiento (fichero) y esto aún haría más complejo el cumplimiento del Reglamento.


 

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